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Tenemos un evento ¿todo bajo control?

21 diciembre 2017
evento corporativo

Todo lo que podría salir mal en un evento

Todo está perfecto, cada cosa está en su sitio y hay un sitio adecuado para cada cosa, nuestro evento ha comenzado y todo indica que, una vez más, vamos a triunfar.

Ese es el momento de la verdad, todo el equipo de Marco de Comunicación, que ha estado trabajando durante semanas en la organización del evento contiene la respiración, se miran entre ellos, sonríen al cliente para transmitir confianza, y cruzan los dedos. Esta situación no cambiará hasta que el último invitado se despida, entonces todos respiramos de forma tan sonora que puede oírse en todo el recinto, empezamos a hablar a la vez, y surgen unas risas nerviosas fruto de la tensión acumulada.

Ya se han olvidado los malos momentos que hemos pasado durante las semanas previas, ese agobio que nos ha acompañado todos los días y muchas noches, preguntándonos si lo teníamos todo bajo control, si no se nos estaba olvidando algo importante, y qué es lo que podría salir mal.

Una vez que se nos encargó la ejecución del evento y que se aprobaron los presupuestos ¡Ay los presupuestos!, una de las primeras cosas que hicimos fue un retroplanning, del que hubo varias versiones, en el que, finalmente todas las fechas cuadraban… en un mundo ideal. Una y otra vez, los profesionales que nos encargamos de organizar eventos tropezamos en la misma piedra, creer, como si nos fuera la vida en ello (que nos va), que los plazos de proveedores, aprobaciones del cliente y demás se cumplirán. Pero por si no fuera así, nuestros retroplannings siempre tienen unos días de margen (más vale prevenir…). Y aquí lo primero que siempre sale mal: las fechas nunca se cumplen tal y como están establecidas. Pero no pasa nada, todos tranquilos, como ya estamos acostumbrados a que esto ocurra, tenemos capacidad de reacción, y tras horas y horas al teléfono, enviando mails incendiarios a los proveedores, y mails muy corteses a nuestro cliente para que apruebe las cosas, los retrasos se subsanan, y ¡aquí no ha pasado nada! Cuarenta y ocho horas antes del evento, parece que todo cuadra. Tenemos todo bajo control ¡Qué no cunda el pánico!

Veinticuatro horas antes, llegan los primeros materiales, empezamos a desembalar y ¿cómo es posible?, habíamos mandado los pantones a imprenta, los diseños que nos enviaban cuadraban a la perfección con lo que habíamos solicitado, así que ¿cómo es posible que esa trasera tenga todos los logos descuadrados, y el magenta se haya convertido en un fucsia?, ¿por qué las cajitas de los regalos se deshacen según las cogemos? Jurando en arameo, hablamos con nuestro proveedor, que con una calma chicha, nos explica que no es culpa suya, pero que intentará tenerlo todo a tiempo para el día siguiente.

organizacion eventos

La noche antes del evento, el equipo responsable de Marco de Comunicación se desvela para asegurarse de tenerlo todo listo hasta el mínimo detalle. Una parte del equipo está desplazada al lugar del evento coordinando el montaje, el briefing con las azafatas, el traslado de los materiales, y otra parte se queda en la oficina, luchando contra los elementos: retrasos de última hora, cambios del cliente en el último minuto, etc.

Entonces llega el gran día. Llegamos a primera hora para comprobar que todo está correcto. Y todo lo está, el sonido funciona a la perfección, los vídeos que se van a proyectar también, los encargados del catering ya están montando y hay una nube de camareros uniformados como un ejército esperando para dar la copa de bienvenida a nuestros invitados, todos confirmados y reconfirmados. Entonces ¿por qué al primer ponente, que suele ser el presidente o el CEO de la compañía que organiza el evento, no se le oye más allá de la primera fila?, ¿por qué el técnico encargado de dar paso al primer vídeo se ha dormido, y el vídeo no entra?, ¿por qué si habíamos confirmado 120 invitados, de repente tenemos 150?

En estas situaciones, es dónde se demuestra realmente el nivel profesional del equipo. Ningún miembro del equipo de eventos de Marco de Comunicación pierde los nervios. Si en el equipo hay 12 personas, de repente parece que fueran el doble, están en todas partes a la vez, solucionando todos los problemas y sin perder la sonrisa. Nadie echa la culpa a nadie por los contratiempos de última hora. Todos van a una. Así conseguimos que, cuando la agenda protocolaria ha terminado, y el cliente se acerca a nuestro CEO, Didier Lagae, para charlar un momento de forma distendida, se reciba una calurosa felicitación por el trabajo realizado. Sólo el equipo sabe lo que costó llegar hasta ese momento, y sólo ellos conocen el dulce sabor que deja el descenso de la adrenalina, cuando todo ha terminado, y nos vamos a casa pensando: “¡Este es el mejor trabajo del mundo, y me encanta hacerlo en esta agencia!”

¡Ya estamos listos para poner en marcha el próximo evento, y superarnos otra vez a nosotros mismos!

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